6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Aydınlatma Yükümlülüğü
İşbu Aydınlatma Metni, Kreshim mobil uygulaması ("Uygulama") aracılığıyla işlenen kişisel verilerinize ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
Kreshim, kreşler ve anaokulları için geliştirilmiş kapalı devre bir dijital yönetim platformudur. Uygulama; günlük eğitim akışı, beslenme takibi, uyku düzeni izleme, medya galeri paylaşımı, duyuru yönetimi ve veli-kurum iletişimi gibi hizmetleri sunmaktadır.
Önemli: Kreshim uygulaması, kurumların (kreş ve anaokulları) veli, öğrenci ve öğretmen verilerini yönetebilmeleri için bir yazılım altyapısı sağlamaktadır. Bu kapsamda:
Uygulamayı kullanarak kişisel verileri toplayan, işleme amacını ve vasıtalarını belirleyen eğitim kurumu (kreş/anaokulu), KVKK'nın 3. maddesi uyarınca "Veri Sorumlusu" sıfatını taşımaktadır. Her kurum, kendi bünyesinde işlenen kişisel veriler bakımından münferiden Veri Sorumlusudur.
Karsh Soft (Ankara, Türkiye), uygulamanın geliştiricisi ve teknik altyapı sağlayıcısı olarak, eğitim kurumlarının talimatları doğrultusunda kişisel verileri barındırmak ve işlemek üzere "Veri İşleyen" statüsündedir. Karsh Soft, sisteme yüklenen kişisel verileri kendi ticari amaçları (hedefli reklamcılık, veri madenciliği, profil çıkarma veya üçüncü taraflara veri satışı) için kesinlikle kullanmaz.
Uygulamayı kullanan veliler ve öğretmenler açısından kişisel verilerin işlenmesine ilişkin muhatap, yazılım şirketi değil, doğrudan kayıtlı olunan eğitim kurumudur. Uygulama, yalnızca teknik bir altyapı sağlayıcısı ("köprü") hükmündedir.
Uygulama kapsamında aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenmektedir:
| Veri Kategorisi | İşlenen Veriler | Veri Sahibi |
|---|---|---|
| Kimlik Verileri | Ad, soyad, doğum tarihi, cinsiyet | Veli, Öğrenci, Öğretmen |
| İletişim Verileri | E-posta adresi, telefon numarası | Veli, Öğretmen |
| Eğitim ve Gelişim Verileri | Sınıf bilgisi, giriş-çıkış saatleri, uyku süreleri, beslenme durumu, ruh hali, öğretmen notları | Öğrenci |
| Görsel ve İşitsel Veriler | Fotoğraf ve video içerikleri | Öğrenci, Öğretmen |
| Aile Yapısı Verileri | Yakınlık derecesi (anne, baba, vasi vb.) | Veli |
| İşlem Güvenliği Verileri | Kimlik doğrulama tanımlayıcısı, bildirim tokenı, giriş tarihleri, sistem logları | Tüm Kullanıcılar |
Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. ve 6. maddeleri kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
| Veri / Koleksiyon | Veri Kategorisi | KVKK Hukuki Dayanağı | Arayüz Aksiyonu |
|---|---|---|---|
| E-posta, Ad-Soyad | Kimlik, İletişim | Madde 5/2-c — Sözleşmenin İfası | Sadece Aydınlatma |
| Öğrenci (Ad, Doğum Tarihi) | Kimlik | Madde 5/2-c — Sözleşmenin İfası | Sadece Aydınlatma |
| Bildirim Tokenı | İşlem Güvenliği | Madde 5/2-f — Meşru Menfaat | Sadece Aydınlatma |
| Telefon, Yakınlık Derecesi | İletişim, Aile Durumu | Madde 5/2-c — Sözleşmenin İfası | Sadece Aydınlatma |
| Fotoğraf ve Video | Görsel Veriler | Madde 6 — Açık Rıza Gerekli | Açık Rıza (Toggle Switch) |
Uygulama üzerinden kaydedilen günlük eğitim akışı verileri (giriş-çıkış saatleri, beslenme durumu, uyku süreleri, ruh hali ve öğretmen notları), KVKK kapsamında "sağlık verisi" olarak nitelendirilmez. Bu veriler, eğitim bilimleri literatüründe "gelişim gözlem formu" veya "günlük eğitim akışı kayıtları" olarak değerlendirilmektedir.
Milli Eğitim Bakanlığı ve Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı'nın Özel Kreş ve Gündüz Bakımevleri Yönetmeliği uyarınca, kurumların çocuklara verilen yemeklerin, günlük etkinliklerin ve gelişim düzeylerinin kayıtlarını tutması ve denetimlerde ibraz etmek üzere saklaması kanuni bir zorunluluktur.
| Günlük Akış Alanı | Verinin Hukuki Niteliği | Dayanak ve İşleme Şartı | Onay Gereksinimi |
|---|---|---|---|
| Giriş-Çıkış (Yoklama) | İşlem Bilgisi / Devam | Mevzuat Zorunluluğu (Md. 5/2-a) | Rıza gerekmez |
| Beslenme (Öğün Takibi) | Gelişim / Gözlem Verisi | Kurum Yükümlülüğü (Md. 5/2-ç) | Rıza gerekmez |
| Uyku (Süre Takibi) | Gelişim / Gözlem Verisi | Kurum Yükümlülüğü (Md. 5/2-ç) | Rıza gerekmez |
| Ruh Hali ve Not | Gelişim / Gözlem Verisi | Eğitim Sözleşmesi İfası (Md. 5/2-c) | Rıza gerekmez |
Bu nedenle, günlük eğitim akışı verilerinin sisteme girilmesi için velilerden ayrı bir açık rıza alınmamaktadır. Verilerin işleneceği bilgisi işbu Aydınlatma Metni ile bildirilmektedir.
Çocuğun fotoğrafı veya videosu, doğrudan kimliğini açığa çıkaran spesifik bir kişisel veridir. Kapalı devre bir uygulama olsa dahi, diğer velilerin erişimine açık şekilde paylaşılması çocuğun özel hayatının gizliliğine müdahale potansiyeli taşımaktadır.
Açık Rıza Zorunluluğu: KVKK Madde 6 uyarınca, çocuklara ait görsel içeriklerin (fotoğraf ve video) sınıf galerisinde paylaşılması ve etiketlenmesi için, velayet hakkına sahip ebeveynin açık rızası zorunludur. Bu rıza, "sözleşmenin ifası" veya "meşru menfaat" istisnalarına dayandırılamaz.
Uygulama içerisinde velilere, öğrenci profili ayarlarında bir Toggle Switch (Aç/Kapa düğmesi) sunulmaktadır:
Bu izin, veliler tarafından istedikleri zaman değiştirilebilir (geri çekilebilir). Rıza geri çekildiğinde, ileri tarihli paylaşımlar engellenir.
Tüm görsel ve işitsel medya içerikleri, yükleme tarihinden itibaren 30 gün sonra otomatik olarak hem veri tabanından hem de bulut depolama alanından kalıcı biçimde silinir. Bu süreç, insan müdahalesi gerektirmeksizin otomatik bir bulut fonksiyonu ile yürütülür ve KVKK'nın "veri minimizasyonu" ilkesiyle birebir örtüşmektedir.
Uygulama, teknik altyapı olarak bulut tabanlı hizmetler (veri tabanı, bulut depolama, kimlik doğrulama, bulut fonksiyonları) kullanmaktadır. Bu hizmetler, küresel altyapıları gereği verileri Avrupa Birliği veya Amerika Birleşik Devletleri bünyesindeki sunucularda barındırabilmektedir.
Bu teknik gerçeklik kapsamında, KVKK'nın 9. maddesi (Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması) hükümleri uygulanmaktadır. Kullanıcılardan, kayıt veya ilk giriş aşamasında aşağıdaki beyanı içeren ayrı ve bağımsız bir açık rıza alınmaktadır:
"Platformun güvenli ve kesintisiz hizmet verebilmesi amacıyla kullanılan bulut veri tabanı altyapısının sunucularının yurt dışında bulunması nedeniyle; kimlik, iletişim, eğitim ve medya içerikli kişisel verilerimin, gerekli güvenlik tedbirleri alınarak yurt dışındaki altyapı sağlayıcılarına aktarılmasına özgür irademle açık rıza veriyorum."
Bu rıza, aydınlatma metninden bağımsız bir onay kutucuğu (opt-in) ile alınmaktadır. Rıza verilmemesi halinde uygulama hizmetlerinden yararlanılması teknik olarak mümkün değildir.
Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir:
| Veri Kategorisi | İlgili Mevzuat | Saklama Süresi | Süre Sonrası İşlem |
|---|---|---|---|
| Giriş-Çıkış ve Yoklama Kayıtları | MEB Özel Öğretim Kurumları Arşiv Mevzuatı | Mezuniyet/Ayrılıştan sonra 2 yıl | Anonimleştirme veya kalıcı silme |
| Sistem Log (Erişim) Kayıtları | 5651 Sayılı Kanun, KVKK Teknik Tedbirleri | İşlem tarihinden itibaren 2 yıl | Otomatik imha |
| Görsel/Medya İçerikleri | KVKK Veri Minimizasyonu İlkesi | Yükleme tarihinden itibaren 30 gün | Otomatik kalıcı silme |
| Muhasebe/Abonelik Verileri | 213 Sayılı VUK, 6102 Sayılı TTK | İşlem tarihini takip eden yıldan itibaren 10 yıl | Kalıcı silme veya arşivleme |
| Öğün ve Menü Takibi | Özel Kreş ve Gündüz Bakımevleri Yönetmeliği | Akademik eğitim yılı sonu | Arşivleme veya silme |
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, kişisel verilerinize ilişkin aşağıdaki haklara sahipsiniz:
Başvuru Yönlendirmesi: Yukarıdaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi, KVKK'nın "Veri Sorumlusu" olarak tanımladığı kayıtlı olduğunuz eğitim kurumuna (kreş/anaokulu) yöneltmeniz gerekmektedir. Teknik altyapı sağlayıcısı olarak Karsh Soft, kurumun talebi doğrultusunda gerekli teknik desteği sağlayacaktır.
Teknik altyapı sağlayıcısı (Veri İşleyen) iletişim bilgileri:
Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin Veri Sorumlusu başvuruları için lütfen kayıtlı olduğunuz eğitim kurumu ile iletişime geçiniz.